Bring your own device“ – so nennen Forscher es, wenn Angestellte ihre privaten Smartphones und Laptop für dienstliche Zwecke einsetzen. Ein Phänomen, das es sowohl bei privaten Unternehmen als auch in öffentlichen Verwaltungen wie Städten und Gemeinden gibt. Bei den Behörden ist es zwar nicht ganz so ausgeprägt wie in der Wirtschaft, ergab eine neue Studie. Doch „Bring your own device“ lässt sich kaum aufhalten, meinen Wissenschaftler. Sollte man auch nicht, sagen sie. 

 

So, der Firmenrechner ist gestartet, das dauert ein paar Sekunden, Zeit, um den eigenen Laptop aufzuklappen und auf dem Handy die Emails zu checken.

Es könnte nämlich sein, dass sich auf dem schicken, privaten Smartphone jemand gemeldet und für den heutigen Arbeitstag wichtige Informationen durchgegeben hat, entweder auf dem eigenen email-Account oder auch im Firmenpostfach, das über das private Handy abgefragt wird.

Dass Mitarbeiter ihre eigenen Devices, also elektronische Geräte wie Tabletts und Smartphones auch für die Arbeit nutzen, gibt es seit einigen Jahren, gleichermaßen in den USA wie auch in Deutschland, sagt Sascha Friesike. Er ist Wissenschaftler am Institut für Internet und Gesellschaft in Berlin, einem Institut, dass vom Suchmaschinenkonzern Google beziehungsweise Alphabet, wie er sich jetzt nennt, bezahlt wird. Zwei Berliner Universitäten und das Wissenschaftszentrum für Sozialforschung sind die Träger der Forschungseinrichtung. Sascha Friesike:

„Es kann durchaus sein, dass sie auf einem Smartphone mal was nachgeschlagen, dass sie damit eine email weitergeleitet haben usw. Fast jeder Mitarbeiter, 95 Prozent, hat irgendwann mal ein privates Gerät genutzt, um irgendetwas in seinem Bürojob zu erledigen.“

Björn Niehaves, Wirtschaftsinformatiker an der Universität Siegen, hat das Phänomen bei Städten, Gemeinden und Kreisverwaltungen unter die Lupe genommen. Etwa 400 Behördenmitarbeiter quer durch Deutschland hat er Standardfragen vorgelegen, dann noch etwa 40 Behördenmitarbeiter einzeln interviewen lassent. Das Ergebnis: Sie denken ähnlich wie Angestellte in der freien Wirtschaft, was das private Handy betrifft.

Das könnte ich auch für meine tägliche Arbeit einsetzen. Da könnte ich doch das Leben mir und meinen Kolleginnen und Kollegen, und viellecht auch den Bürgerinnen und Bürgern oder den Kundinnen und Kunden, könnte ich das Leben doch leichter machen, und dann diese privaten Geräte auch in den Arbeitsprozessen einsetzen.

Zuerst einmal geht es allerdings wohl eher darum, das sich die Mitarbeiter ihr eigenes Leben leichter macht. Da sind sich Beamte und Angestellte ähnlich. Sascha Friesike

Und die sehen es halt nicht ein, dass sie zuhause ihr schickes smartphone haben und von ihrem arbeitgeber so nen dicken Laptop kriegen, mit dem sie sich rumärgern müssen. und würden gerne diese schicken Geräte, die sie sich gekauft haben auch für die Arbeit nutzen können und wenn ihr Arbeitgeber da keine gerade Politik fährt, dann machen die das einfach.

Der Wirtschaftsinformatiker Björn Niehaves von der Universität Siegen hat da ein einleuchtendes Beispiel: Uwe, den Sozialarbeiter.

Uwe ist ein Jugendarbeiter in einer deutschen Kommune., und der möchte sich mit seinen jugendlichen Klienten treffen. Er hat es früher streng nach Protokoll gemacht, also normalerweise trifft er sich mit denen an den Orten, wo er sie halt vorfindet, manchmal möchte er sich halt so mit ihnen treffen. Dann hat er früher Briefe geschrieben an die Meldeandresse.

Doch mit Snailmail, mit Briefen auf Papier, im Umschlag zugestellt vom Postboten, hat Sozialarbeiter Uwe die Jugendlichen nicht oder zumindest nicht rechtzeitig erreicht.

Auch emails war ein bisschen schwierig, aber, was er jetzt festgestellt hat, per facebook erreicht er die Leute. Egal wie die Lebenssituation gerade ist, per Facebook hat er die besten Möglichkeiten die Leute zu erreichen, und die haben auch immer mal die Mögliichket, ihren Facebook account zu checken.

Ob Facebook oder auch whatsapp, es geht um das Prinzip: Sozialarbeiter Uwe und der Jugendliche kommunizieren zwar möglicherweise genau richtig, was die Verständigungsebene anbelangt, also ganz informell und ohne unpersönliche Ämterumgebung. Doch es gibt ein Problem.

Das darf man natürlich nicht.

Das sind natürlich Sozialamtsdaten, die dann bei ´nem amerikanschen Unternehmen lagern, das ist natürlich ein Problem.

Das Problem ist, dass es oft keine genauen Regeln im Unternehmen oder in der Behörde gibt, haben Forscher herausgefunden, zumindest bei einem Teil.

Große Unternehmen, vor allem solche in der High-Tech-Branche oder auch in der Finanzwirtschaft, untersagen ihren Mitarbeitern streng, private Tabletts oder Smartphones zu nutzen, stellen aber auch entsprechende Firmen-Geräte zur Verfügung.

Kleine und mittlere Unternehmen, aber auch Städte und Gemeinden, drücken sich dagegen gerne um eine Entscheidung. Und das ist schlecht, sowohl für sie als auch für ihre Mitarbeiter.

Zum Beispiel, wenn das Smartphone mit dem Zugangspasswort für den Firmenrechner Firmendaten verloren geht, sagt Sascha Friesike vom Berliner Institut für Internet und Gesellschaft.

In den meisten Fällen haben die Unternehmen auch nicht die Möglichkeit, wenn ein Device abhanden kommt, es aus der Ferne löschen. Die wissen vielleicht, es ist abhanden gekommen, da sind Daten von uns drauf, aber die können absolut nichts tun.

Viele Chefs gerade von kleinen und mittleren Betrieben hätten, so Umfragen, dazu kaum ein Gefahrenbewußtsein. Bring your owen device komplett zu verbieten, sei allerdings keine Lösung, besser sei eine abgestufte Regelung.

Nicht alle Daten sind ja gleich wichtig. Müssen wirklich Mitarbeiter Netzwerk-, Festplattenzufriff auf dem privaten Rechner haben und damit sehen, was in dem Unternehmen ist. Oder kann man eigene Gruppen, Ordner machen für die Dateien, die nur sie was angehen

Und die könnten dann auf einer Sendbox installiert werden, auf die aus der Ferne zugegriffen werden kann. So bleiben die Daten im Firmennetzwerk und gehen nicht verloren, wenn das Tablett oder Smartphone gestohlen wird. Auf der anderen Seite können aber Mitarbeiter von außen auf ihre Daten zugegreifen.

Sasche Friesike spricht sich dafür aus, „Bring Your Own Device“ offensiv anzugehen. Mitarbeiter sollten am besten auch selbst entscheiden, welchen Firmenrechner sie haben wollen. Denn Mitarbeiter seien zufriedener und produktiver, wenn sie ihre Arbeitsumgebung selbst gestalten können.

Das gleiche gilt natürlich auch für digitale Räume. Denn den Großteil unsere Tages im Büro verbringen wir damit, dass wir auf den Computer gucken. Wenn wir uns den selber aussuchen können, das zusammenstellen könnet, von der Größe, von der Ausstattung, vom Betriebssystem her, wie uns das am besten gefällt, und wie es uns am meisten inspiriert. Dann ist es dann auch wieder so, dass wir dann kreativer arbeiten können als wenn uns jetzt jemand was hinstellt und sagt damit musst du jetzt arbeiten.

Ganz den Umgang mit den eigenen Smartphones und Tablets verbieten, würde mittlerweile gar nicht mehr funktionieren, meinen die Forscher. Chefs sollten das auch nicht, argument Björn Niehavas von der Universität Siegen. Denn die Mitarbeiter seien oft die Vorreiter im Umgang mit neuer Technik, die Erfahrungen sammelten, die später der gesamten Abteilung zugute kämen. Deswegen müsse es offizielle Regeln geben.

Wenn wir eben nicht regulieren, dann kann man auch nicht offiziell über diese Dinge reden, die die Mitarbeiter als gute Ideen haben, wie man smartphones, tabletes und Co für die Arbeit einsetzen könnte. Uwe darf ja offiziell nicht darüber sprechen, wie er sein Smartphone einsetzt, denn es ist ja offiziell nicht erlaubt und da liegt doch eigentlich der Mehrwert wenn das eben nicht nur vereinzelt Leute hier und dort machen, sondern eben größere Gruppen.

Der Arbeitgeber nutzt dabei nicht nur die Kreativität seiner Mitarbeiter, er spart auch auch sehr viel Geld, wenn er deren Smartphones in den Arbeitalltag einbindet. Denn nur jeder zehnte Arbeitgeber beteiligt sich an den Kosten der privaten Smartphones. Sascha Friesike:

Und wenn wir uns dann überlegen, wie schnell dann die Update-Zyklen sind, wie oft diese Mitarbeiter neue Telefone haben, dann sind das ganz erhebliche Kosten, die nur dadurch entstehen würden, dass heutzutage eigentlich jeder sagt, ohne smartphones kann ich eigentlich nicht mehr arbeiten.